Markteintritt in Japan: Gründen und aufbauen, während die Geschäftsleitung im Herkunftsland bleibt

Ein Markteintritt in Japan setzt nicht voraus, dass Gründer oder Geschäftsleitung von Anfang an dort leben. Zunächst kann es darum gehen, Kundenbedürfnisse zu verstehen, Partnerschaften aufzubauen oder eine japanische Gesellschaft zu gründen, während das bestehende Team weiterhin aus dem Herkunftsland arbeitet.

Firmengründung, Geschäftsbetrieb und die Entscheidung, in Japan zu leben und zu arbeiten, hängen zusammen. Sie müssen aber nicht gleichzeitig umgesetzt werden. Eine abgestimmte Planung hilft zu erkennen, was jetzt benötigt wird und was für einen späteren Schritt vorbereitet werden sollte.

Die erste Frage lautet: Welche Tätigkeiten soll Ihr Unternehmen in Japan ausüben?

Mit den geschäftlichen Anforderungen beginnen

Ein Unternehmen, das zunächst die Nachfrage prüft, braucht eine andere Organisation als eines, das Mitarbeiter einstellen oder Leistungen vor Ort erbringen möchte. Klären Sie vor der Wahl der Unternehmensstruktur:

• Erkunden Sie noch den Markt oder bereiten Sie bereits den Geschäftsbetrieb vor?
• Benötigen Kunden oder Partner eine japanische Gesellschaft als Vertragspartner?
• Welche Aufgaben erfordern jemanden vor Ort, und wer soll sie übernehmen?
• Sollen Gründer, Mitglieder der Geschäftsleitung oder Mitarbeiter später in Japan arbeiten?

Die Antworten helfen, die ersten Schritte festzulegen und zu entscheiden, wann ein weiterer Ausbau sinnvoll ist.

Den Einstieg passend zur aktuellen Phase wählen

Den Markt erkunden und Partnerschaften entwickeln

Kundengespräche, Messebesuche und der Austausch mit möglichen Vertriebs- oder Dienstleistungspartnern können zeigen, ob ein eigener Standort in Japan wirtschaftlich sinnvoll ist.

Bei einer Zusammenarbeit sollte klar sein, wer Verträge mit Kunden schließt, Produkte oder Leistungen bereitstellt und Anfragen vor Ort bearbeitet. Bevor der Vertrieb oder Tätigkeiten in Japan beginnen, sind die für das Modell geltenden Registrierungs-, Steuer- und regulatorischen Anforderungen zu prüfen.

Für vorbereitende Tätigkeiten wie Marktforschung und Informationsbeschaffung kommt auch ein Repräsentanzbüro in Betracht. Es darf keine Verkaufstätigkeiten ausüben und erfüllt daher einen anderen Zweck als eine Zweigniederlassung oder Tochtergesellschaft. JETRO: Formen der Geschäftstätigkeit in Japan

Eine japanische Gesellschaft gründen, während die Geschäftsleitung im Herkunftsland bleibt

Eine japanische Gesellschaft kann sinnvoll sein, wenn das Unternehmen vor Ort Verträge mit Kunden schließen und eine Grundlage für den weiteren Geschäftsaufbau schaffen möchte.

Bei einer Kabushiki Kaisha (KK) oder Godo Kaisha (GK) setzen die japanischen Registervorschriften keinen Wohnsitz des vertretungsberechtigten Direktors beziehungsweise des vertretungsberechtigten Gesellschafters in Japan voraus. Gründer und Geschäftsleitung können daher grundsätzlich während der Gründung im Herkunftsland bleiben. Für die Zweigniederlassung eines ausländischen Unternehmens gilt eine andere Regel: Mindestens ein Vertreter muss in Japan ansässig sein. JETRO: Vergleich der Unternehmensformen

Neben der Möglichkeit, die Gesellschaft zu gründen, muss jedoch auch geklärt sein, wie der tägliche Betrieb funktionieren soll.

Ein Team und verlässliche Ansprechpartner in Japan aufbauen

Je nach Geschäftsmodell können lokale Mitarbeiter, eine Geschäftsleitung vor Ort oder externe Partner den Betrieb unterstützen, während das bisherige Team im Herkunftsland bleibt.

Legen Sie fest, wer Kunden, Lieferanten und Dokumente betreut und wer bei dringenden Fragen entscheidet. Die Beteiligten brauchen die passenden Befugnisse für ihre Aufgaben. Wer administrative Arbeiten an einen Dienstleister vergibt, überträgt diesem damit nicht automatisch die Verantwortung für die Geschäftsführung.

Gründung und Geschäftsbetrieb gemeinsam vorbereiten

Unterlagen und Kapitaleinzahlung

Sitzen Gründer oder Muttergesellschaft im Herkunftsland, sollte frühzeitig geklärt werden, welche Unterlagen dort beschafft werden müssen und ob Unterschriftsnachweise, notarielle Beglaubigungen oder japanische Übersetzungen erforderlich sind. Die Anforderungen hängen von der gewählten Struktur und den beteiligten Personen beziehungsweise Gesellschaften ab.

Auch die Kapitaleinzahlung muss vorbereitet werden. Bei einer KK erfolgt sie vor der Eintragung, wenn die neue Gesellschaft noch kein eigenes Firmenkonto hat. Deshalb sind das zulässige Empfängerkonto, der Kontoinhaber und die benötigten Zahlungsnachweise für das gewählte Verfahren vorab zu klären. Die spätere Eröffnung des Firmenkontos für den laufenden Geschäftsbetrieb ist ein eigener Schritt. JETRO: Verfahren zur Unternehmensgründung

Bankkonto und Zahlungsverkehr

Eine Firmengründung garantiert keine Eröffnung eines Firmenkontos. Banken prüfen Anträge eigenständig und können dabei unter anderem das Geschäft, die wirtschaftlich Berechtigten, die finanzielle Situation und den Kontozweck berücksichtigen. Die Anforderungen unterscheiden sich je nach Institut; Anträge können abgelehnt werden. JETRO: Eröffnung von Firmenkonten

Prüfen Sie frühzeitig, welche Anforderungen die vorgesehene Bank an den Unternehmensvertreter und den Ansprechpartner für den Antrag stellt. Bereiten Sie Nachweise zum geplanten Geschäft vor und berücksichtigen Sie Zeit für Rückfragen. Klären Sie außerdem, welche Zahlungsfunktionen Sie benötigen, etwa inländische Zahlungseingänge, Lieferantenzahlungen und internationale Überweisungen.

Geschäftsadresse, Verwaltung und Budget

Die Geschäftsadresse sollte zu den geplanten Tätigkeiten passen. Wer nimmt Post entgegen und kümmert sich um die Bearbeitung? Werden Besprechungsräume oder Arbeitsplätze benötigt? Passt die Lösung zu den Bankanforderungen und möglichen späteren Aufenthaltsplänen?

Planen Sie auch die Kosten zwischen Gründung und stabilen Umsätzen ein, etwa für Büroservices, Buchhaltung, Verwaltung und Personal. Benennen Sie einen Verantwortlichen für die Koordination, damit die Geschäftsleitung im Ausland Fristen und Ausgaben im Blick behält.

Wer soll wann in Japan arbeiten?

Wer eine japanische Gesellschaft besitzt oder gründet, erhält dadurch allein kein Recht, in Japan zu leben und zu arbeiten. Die aufenthaltsrechtliche Planung richtet sich nach der Person und ihren tatsächlichen Aufgaben. Die arbeitsbezogenen Aufenthaltsstatus unterscheiden unter anderem zwischen Unternehmensleitung, qualifizierter Beschäftigung und bestimmten konzerninternen Entsendungen. Die Voraussetzungen sind anhand der vorgesehenen Tätigkeit zu prüfen. JETRO: Arbeitsbezogene Aufenthaltsstatus

Kurze Geschäftsreisen sind gesondert zu betrachten. Besprechungen, Verhandlungen und bestimmte Marktforschungsaktivitäten können unter den Aufenthaltsstatus „Temporary Visitor“ fallen. Dieser erlaubt jedoch nicht allgemein, in Japan zu arbeiten oder ein auf Einnahmen ausgerichtetes Unternehmen zu führen. Die geplanten Tätigkeiten sollten daher vor der Reise geprüft werden. JETRO: Kurzfristige Aufenthalte und Temporary Visitor

Ist eine spätere Entsendung wahrscheinlich, sollte ihre Umsetzbarkeit bereits in der Anfangsplanung berücksichtigt werden. Der Wechsel nach Japan kann später erfolgen; die vorgesehenen Aufgaben, das Beschäftigungsverhältnis und die Organisation vor Ort können diesen Schritt aber schon beeinflussen.

Wie ein schrittweiser Markteintritt aussehen kann

Ein Softwareunternehmen beginnt beispielsweise mit Kundengesprächen und dem Austausch mit möglichen Partnern. Das Produktteam bleibt zunächst im Herkunftsland.

Wird eine japanische Gesellschaft geschäftlich erforderlich, kann das Unternehmen die Gründung gemeinsam mit Geschäftsadresse, Bankverbindung und lokaler Unterstützung vorbereiten. Gleichzeitig legt es fest, wer japanische Kundenanfragen bearbeitet und wie diese an das Team im Ausland weitergeleitet werden.

Eine spätere Entsendung kann dann einen konkreten Bedarf abdecken, etwa technische Koordination oder Kundenbetreuung. Die entsprechende aufenthaltsrechtliche Prüfung gehört zur Vorbereitung.

Das ist ein möglicher Ablauf. Andere Unternehmen brauchen schon zu Beginn lokales Personal oder eigene Geschäftsräume. Maßgeblich ist, welche Arbeit zu welchem Zeitpunkt erledigt werden muss.

Die nächsten Schritte am Unternehmen ausrichten

Wie viel Präsenz in Japan erforderlich ist, hängt vom Geschäftsmodell und der jeweiligen Phase ab. Legen Sie fest, was vor dem Start vorhanden sein muss und unter welchen Bedingungen Sie das Team erweitern oder die Geschäftsleitung nach Japan holen möchten.

N&E Consulting unterstützt internationale Unternehmen beim Markteintritt in Japan – von der Firmengründung und dem operativen Aufbau bis zur Vorbereitung eines späteren Aufenthalts und der Klärung von Visa- und Aufenthaltsfragen. Auf Englisch, Deutsch und Japanisch stimmen wir die einzelnen Schritte auf Ihre Geschäftsplanung ab.

Sie planen Ihren Markteintritt in Japan? Sprechen Sie mit N&E Consulting über die passende Struktur und Ihre nächsten Schritte.